Seit dem 20. Mai 2018 müssen alle EU Länder die EU-Datenschutz-Grundverordnung entsprechen DS-GVO/GDPR). Dieses Gesetz stellt strenge Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Deswegen nutzt Transport in Not das Personal Information Protection Portal (PIP-Portal). Eine IT-Lösung zum Schutz persönlicher Daten (DS-GVO/GDPR) ist vorhanden.
Dieses Portal läuft auf dem qualitativ am besten gesicherten Server von Amazon in Frankfurt. Seit 2013 wurde die europäische ‚Cloud-Kapazität‘ von Amazon durch die ‚Nederlandsche Bank‘ für niederländischen Banken genehmigt. Die Anmeldung beim Portal läuft über eine zweistufige Authentifizierung. Zum einen ein Benutzername und ein Passwort, zum anderen ein temporärer Bestätigungscode per SMS. Die Speicherung der Daten und Dokumente läuft über ‚end-to end‘ Verschlüsselung. Alles wird direkt verschlüsselt. Das Portal verfügt über ein integriertes Logbuch in dem alles registriert wird. Auf diese Weise wissen Benutzer was mit den gespeicherten Persönlichen Daten und Dokumenten Passiert. Ein wesentlicher Vorteil des Portals besteht darin, dass Dokumente direkt vom Portal als E-Mail gesendet werden können. Diese sind in einer verschlüsselten Zip-Datei ‚verpackt‘. Diese Zip-Datei kann ausschließlich durch den Empfänger und einem Code geöffnet werden. Dieser Code wird dann separat per SMS gesendet.
Mit Hilfe einer ‚Autorisationsmatrix’ kann im Portal festgelegt werden, wer Zugriff auf welche Daten hat. Das Portal bietet den Beteiligten (Mitarbeitern) die Möglichkeit ihre eigenen Daten einzusehen (auf Anfrage). Sie können die Daten einsehen und sie können sehen wofür die Daten verwendet wurden.
Das Portal verfügt über ein klares Verfahren zur Entfernung personenbezogener Daten, einschließlich einer Bedenkzeit von 30 Tagen. Deswegen wird das Portal jährlich von einem unabhängigen Prüfer überprüft. Anschließend steht der resultierende Bericht den Kunden von Transport in Not zur Verfügung.
Das PIP-Portal ist nicht nur für Transport in Not nützlich. Alle Unternehmen und Organisationen die nach einer Möglichkeit suchen personenbezogene Daten von Mitarbeitern oder Mitglieder DS-GVO sicher zu verwalten, können PIP-Portal nutzen.
